Encerrar bem um projeto é essencial para que novos projetos possam ser realizados com o mesmo cliente. Mas o término do projeto pode ser um período bastante conturbado, com a equipe sendo desmobilizada, pendências sendo apontadas, cliente retardando o aceite e o gerente do projeto com muita pressão e poucos recursos para cumprir as últimas atividades. Por isso mesmo, é frequente ouvir que os projetos não são encerrados e sim abandonados...

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A parte da equipe que mais aparece num projeto é o seu front office, composto por aqueles que interagem diretamente com o cliente, com o patrocinador, com os financiadores e com os fornecedores do projeto. Neste subgrupo estão o Gerente do Projeto e seus coordenadores de planejamento, de suprimentos, de produção, dentre outros, dependendo da tipologia do projeto. Mas é numa parte menos aparente da equipe do projeto, o back office, que muita coisa acontece, numa camada abaixo das celebridades da linha de frente...

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Que seja tempo de paz! Em grandes projetos sempre há embates de visões diferentes sobre o que deve ser planejado, executado, controlado, quem deve fazer o quê e como. Mas, nos projetos bem sucedidos, depois dos embates, o gerente do projeto atua como líder pacificador, integra as diferentes visões, aproveita as contribuições, promove o pertencimento e consegue o comprometimento e a dedicação de todos da equipe para atingir os objetivos necessários....

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Como diz o ditado, o otimista ajusta as velas enquanto o pessimista espera que o vento mude. É hora de ajustar as velas, planejando bem a nova rota de navegação, sem perder a perspectiva dos acontecimentos que trouxeram o barco até aqui, para atravessar mares bravios com inteligência e atracar em portos seguros, nos destinos desejados. Metáforas à parte, como consultor, desenvolvi um perfil nem otimista, nem pessimista, mas sim melhorista: procuro analisar as circunstâncias e buscar soluções que melhorem a situação...

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Às vésperas da eleição mais importante dos últimos anos, o país se divide entre o radicalismo e a melancolia. O radicalismo parece movido por um sentimento de vingança, contra todos os políticos, contra o país e contra o próprio futuro. A melancolia, por outro lado, vem da desesperança, da repetição de desacertos e da falta de perspectiva de melhora. A ideologia foi, há muito, substituída pela ambição. O poder embriagou a todos que, em algum momento do passado, compartilharam sonhos, projetos e esperanças com os eleitores...

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Este grande complexo de construções otomanas iniciadas no século XV, que sobreviveu a incêndios, terremotos e pilhagens de várias matizes, pode ser considerado o primeiro shopping center do mundo, com oficinas, lojas e distribuidores de mercadorias que originalmente chegavam com os navios que atracavam no Golden Horn, no mar de Marmara. Tive oportunidade de ir duas vezes ao Grand Bazaar, em épocas diferentes. Na primeira, eu morava na Alemanha e fazia uma viagem de férias pela Grécia e Turquia. Comprei alguns itens lá ...

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Ainda que nosso idioma seja muito rico, em gerenciamento de projetos são utilizados muitos termos na lingua inglesa. Isso ocorre principalmente porque há alguns termos em Inglês que não encontram uma tradução exata em Português, causando ambigüidades ou demandando mais palavras na nossa língua para expressar o mesmo significado. É o caso de termos como project, stakeholders, baseline, earned value, procurement entre outros, que o mercado, a academia e as editoras tentam equivalência, nem sempre com bons resultados...

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Muito tem sido feito para transformar educação presencial em educação a distancia. A educação a distância ou EaD tem o grande mérito de levar oportunidade de aprendizado a alunos geograficamente distantes dos centros de ensino, de oferecer oportunidade de aprendizado a alunos que trabalham nos horários normais de funcionamento das escolas ou ainda permitir que o aluno acesse o curso de qualquer lugar, sem os transtornos da mobilidade nos grandes centros. Mas o principal motor da EaD tem sido mesmo a redução de preço...

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O Brasil chegou a ter uma das maiores malhas ferroviárias do mundo. Dispõe de uma das maiores redes fluviais do planeta e uma faixa costeira gigantesca, o que permitiria um intenso transporte aquaviário fluvial e de cabotagem. Há aeroportos subutilizados e uma lamentável concentração em dois ou três grupos econômicos no transporte aéreo nacional, majoritariamente de passageiros. O modal dutoviário é ainda mais incipiente e enfrenta enormes desafios de regulamentação para ser expandido...

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Como diria o velho Leo Vinci, “a simplicidade é o último grau de sofisticação”. Por isso mesmo, o simples tende a ser perfeito, na medida em que atende plenamente o que se propõe com mais facilidade. O simples tende a ser eficiente e desperta a satisfação. No sentido oposto, o complexo tende a ser imperfeito, já que demanda a sincronia de diversos fatores, nem sempre alcançável. Por isso, também, existe maior tolerância com o complexo, e resultados imperfeitos, mesmo criticados, acabam sendo admitidos...

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O sucesso de um projeto depende fortemente da maneira como ele é planejado e controlado. Há diferença entre controlar e monitorar o projeto. Monitorar é acompanhar o andamento do projeto, identificando os desvios nos resultados. Controlar é não só monitorar, mas também definir e executar ações para prevenir desvios e corrigi-los quando surgirem, garantindo que o projeto seja realizado conforme planejado. Controlar o andamento do projeto é uma das principais atribuições do Gerente do Projeto...

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Ao caminhar pelas ruas, é preciso desviar dos zombies, totalmente hipnotizados pela tela de seus celulares. Mais critico ainda é dirigir, com pedestres zombies atravessando à frente dos carros sem ao menos percebê-los. Aos atropelamentos se somam acidentes causados por motoristas entretidos com mensagens ou falando ao celular. Em alguns países, câmeras vêm sendo instaladas no parabrisa dos veículos para comprovar inocência em casos de atropelamentos e acidentes...

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Seu nome é Bond. James Bond. Agente aposentado do serviço de espionagem britânico MI-6, que passa seus dias dando aulas de Inglês para uma ONG em Nápoles, Itália. Seu “público alvo”, agora, é constituído de jovens refugiados, que almejam vida melhor no continente europeu. De certa forma, continua a serviço de Vossa Majestade, na medida em que incentiva os refugiados a irem para a América!...

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É muito comum meus alunos me pedirem informações sobre empresas que estão prospectando para trabalhar. Quando tenho referências, querem saber “como é” a empresa, ainda que isso possa cobrir um leque enorme de aspectos. Além das informações mais óbvias, encontradas facilmente na web – mas nem sempre pesquisadas pelos interessados – história da empresa, país de origem, principais produtos, principais clientes, principais concorrentes, principais fornecedores, localizações, número de colaboradores,...

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A penúria causada pela situação econômica, política e moral que acomete o país, vem impactando drasticamente a área de projetos. Já passamos por crises antes – aliás, o cidadão brasileiro é especialista em crises – mas, nos últimos 50 anos, nunca se teve desolação semelhante à que atravessamos agora...

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A função de Gerente de Projetos requer que seu protagonista atue como representante da sua organização frente ao cliente e, simultaneamente, como representante do cliente frente à sua organização. Pode parecer ambíguo, mas logo se percebe que esta função serve, em última análise, ao projeto e seu maior compromisso é para com os objetivos do projeto. Muitas vezes o Gerente do Projeto tem que defender os interesses da sua organização frente ao cliente...

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No final da década de 80, a empresa para a qual eu trabalhava se preparava para uma importante proposta para a reforma e reabilitação do sistema elétrico de Angola, na África. O escopo do projeto era enorme, envolvendo subestações, linhas de transmissão e redes de distribuição em grande parte do país, à época muito combalido pela guerra civil. Já havíamos participado de outras oportunidades em Angola, para construção de plataformas de petróleo, mas dessa vez era necessário fazer um extenso levantamento...

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Há muita informação sobre tudo o que é possível fazer para que um projeto dê certo. Há também muitas informações sobre o que foi feito em projetos bem sucedidos. Compêndios, manuais, BoKs, metodologias, abundam na pregação de uma miríade de boas práticas. Mas há pouquíssimas informações sobre o que não fazer ou o que fez com que um projeto não desse certo...

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Um dos pontos que merecem maior atenção no gerenciamento de projetos é a interface entre a equipe do projeto e os outros stakeholders que participam direta ou indiretamente do projeto. Definir de forma adequada quem da equipe do projeto deve interagir com cada um dos principais stakeholders, em seus diversos níveis de ação, poder e influência, é mais uma tarefa estratégica do gerente do projeto...

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A maior parte do orçamento do projeto é consumida na execução. Num país que privilegia o “fazejamento” em detrimento do planejamento, são muitos os exemplos de insucessos. O planejamento é necessário para antever as possíveis situações futuras e preparar as condições para que a execução seja bem sucedida. Por outro lado, é uma ilusão pensar que só com o planejamento está tudo resolvido, pois embora o planejamento seja essencial para o sucesso do projeto, o plano por si só, não realiza...

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Nos últimos anos tem havido muitos lançamentos do que vem sendo chamado de novas metodologias de gerenciamento de projetos, cada uma com proposta diferente. Algumas prometem ser mais enxutas, outras mais ágeis, algumas mais visuais, outras ainda mais colaborativas. Todas muito válidas na tentativa de auxiliar um público ávido por aplicação instantânea. Para que possam de fato trazer os resultados prometidos, essas metodologias - ou abordagens - pressupõem para seu manuseio e aplicação uma consistência conceitual pré existente...

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Projetos dependem de recursos financeiros, tecnologias, equipamentos, materiais, metodologias, ferramentas e, principalmente, de pessoas. É muito do trabalho, dedicação, envolvimento, competência, qualificação, atitude e decisões das pessoas que levam um projeto a ser bem ou mal sucedido. Mas os projetos dependem também do ambiente, do meio, das circunstâncias e do contexto em que são realizados. A combinação de pessoas e circunstâncias pode gerar situações celestiais, mas também pode provocar situações infernais nos projetos...

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Comecei a trabalhar com planejamento de projetos no início da década de 1980, quando ainda não havia computadores pessoais e muito menos notebooks, tablets e smartphones. Naquela época, tinha-se que primeiro saber fazer e depois arranjar a ferramenta que pudesse ajudar na arte final. Muitos dos cronogramas e redes de precedências na época eram feitos à mão, na prancheta, com aranha e pena de nanquim, sobre papel vegetal. Tive a sorte, porém, de trabalhar numa grande empresa multinacional de engenharia, que contava com os melhores computadores da época...

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Um dos principais desafios em gerenciamento de projetos é aquilatar adequadamente a margem de contingência a ser usada no projeto. Margem de contingência, em projetos, é uma reserva para compensar a margem de erro das estimativas e lidar com os riscos do projeto. A margem de erro das estimativas é função de 3 elementos necessários para se fazer uma boa estimativa: informações precisas sobre o que se quer estimar, referências de algo semelhante, conhecido e já realizado em outros projetos e tempo para elaborar as estimativas. Raramente se consegue ter estes 3 elementos simultaneamente...

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Comunicação é um dos aspectos mais importantes no gerenciamento de projetos. A boa comunicação, muitas vezes, passa despercebida, mas a falta de comunicação adequada é prontamente notada, criticada e nociva e já levou muitos projetos ao fracasso. A comunicação provê a ligação entre os fatos, as decisões e as pessoas envolvidas nas ações, consumindo grande parte do tempo do Gerente do Projeto, entre conversas face a face, telefonemas, e-mails, reuniões, relatórios e apresentações, para a equipe de gerenciamento, equipe do projeto, patrocinador do projeto, cliente do projeto, fornecedores, financiadores e demais envolvidos...

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Que o projeto tem stakeholders, todo mundo sabe. Mas que entre os stakeholders há sempre algumas “cobras”, nem todos percebem. Alguns dos ofídios se manifestam logo, chacoalhando guizos, dando botes ameaçadores e marcando território desde o início do projeto. Outros, porém, mais traiçoeiros, ficam entocados e só se mostram momentos antes da picada. Daí a importância dos “snakeholders”, aqueles que desviam os botes, evitam os estrangulamentos, neutralizam os venenos, abrem caminhos seguros e ajudam a garantir que as cobras não prejudiquem o projeto...

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Superar a expectativa do cliente é algo admirável. Nas tentativas de seguir este objetivo, porém, frequentemente são gastos recursos não previstos no orçamento do projeto. Aí surge a inevitável questão: quem paga os esforços e recursos dedicados a superar a expectativa do cliente? Em alguns casos, a empresa que realiza o projeto assume estes custos extraordinários, em prol de um melhor relacionamento com o cliente do projeto, geralmente visando a conversão de outras oportunidades do pipeline de projetos do cliente. Bancar estes esforços e recursos pode ainda ter como objetivo compensar máculas...

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Contratar fornecedores em projetos pode ser uma grande aventura. Diferentemente do que ocorre em operações, contínuas e repetitivas, em que as contratações são, em maioria, de itens recorrentes, nos projetos é comum se contratar algo pela primeira vez. As operações permitem oportunidades de se desenvolver fornecedores, que muitas vezes provem itens recorrentes, que fazem parte do produto seriado do contratante. Isso implica em relacionamentos mais longos com os fornecedores, com oportunidades de ajustes e melhorias nos fornecimentos...

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Mas afinal, por que nos damos ao trabalho de planejar o projeto? Já que planejamento é algo que consome tempo e recurso, é importante saber por que realizamos este esforço, especialmente num país como o Brasil, cuja cultura do improviso valoriza muito mais o fazejamento do que o planejamento, muitas vezes considerado uma perda de tempo. Planejamos para estabelecer o caminho do projeto. Planejamos para estudar as alternativas, antever as dificuldades, reduzir o inesperado, otimizar os recursos e estabelecer a melhor forma de atingir o objetivo do projeto...

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Nos últimos 15 anos, tenho perguntando sistematicamente a meus alunos, se eles promovem ou participam de sessões de lições aprendidas nos projetos em que atuam. A resposta positiva vem evoluindo de praticamente 0 nos primeiros 5 anos para cerca de 10% nos 5 anos seguintes e para cerca de 20% nos 5 anos mais recentes. A maioria dos que respondem positivamente afirma, porém, que as sessões de lições aprendidas acontecem uma única vez no projeto, geralmente no encerramento. É unanimidade que as informações ficam restritas aos presentes nas sessões...

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Em 2010 apresentei um trabalho no 24th IPMA World Congress, o congresso anual da International Project Management Association, naquele ano realizado em Istambul, intitulado Contracting Projects in Brazil: challenges and opportunities of a rising golden decade. O clima no Brasil era de otimismo, quase euforia, com a perspectiva de muitos projetos para a década que estava por começar. O PIB crescia 7,6%, a taxa de desemprego estava em 6,7%, o dólar a R$1,66; a inflação em 5,9%; o Ibovespa a 69.300 pontos e a ação da Petrobras a R$24,65...

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Criada pelo PMI – Project Management Institute em 1984, a certificação PMP – Project Management Professional se propõe a endossar o conhecimento de profissionais que trabalham na área de Gerenciamento de Projetos. Por desinformação e mal-entendimento, muitas pessoas passaram a acreditar que o “PMP” no cartão de visita – ou seguindo o nome no Linkedin – é o suficiente para que alguém seja considerado um bom Gerente de Projetos. Esta interpretação é equivocada...

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Gerenciamento de Projetos é um campo de conhecimento relativamente novo. Sua teoria central de escopo, prazo e custo não é extensa, e tem conceitos, técnicas e ferramentas bem delimitados. Também não exige complexidade matemática e, a menos de alguns tratamentos estatísticos, o nível secundário de matemática é suficiente para o seu entendimento e aplicação. Por outro lado, os aspectos “emprestados” de outros campos de conhecimento, referentes a recursos humanos, comunicação, qualidade, riscos, aquisições e stakeholders são muito vastos...

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Em meus trabalhos de coaching costumo dizer aos gerentes de projeto que eles devem estar preparados para encontrar o gênio da lâmpada a qualquer momento. Isso significa ter, na ponta da língua, seus três maiores desejos referentes ao projeto sob sua responsabilidade. E já aconteceu, algumas vezes, desta “profecia” se realizar. Não exatamente com Aladin, mas num breve encontro de elevador, na saída do estacionamento ou ainda, inesperadamente, num lugar público fora da empresa, quando tiveram a oportunidade de falar muito rapidamente com alguém a quem não costumavam ter acesso fácil...

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São muitas as histórias de propostas que prometem entregas impossíveis. Também são bem conhecidos os constantes atritos entre gerentes comerciais e gerentes de projetos. Os primeiros tem que vender e os segundos tem que entregar. São trabalhos complementares e um não existe sem o outro, mas... Embora ambos compartilhem algumas características em comum, necessárias às suas funções, como otimismo flexibilidade e resiliência, os gerentes comerciais são – e precisam ser –visionários, enquanto que os gerentes de projetos são – e precisam ser – realistas...

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Por mais nobres que sejam as declarações de visão, missão e valores das empresas, sua principal razão de existir é gerar lucro para seus acionistas. As empresas, em sua maior parte, geram lucro através de operações contínuas, em que exercem sua vocação competitiva e exploram seu diferencial frente à concorrência. No contexto atual de negócios, porém, as empresas só sobrevivem se conseguem se adaptar rapidamente às mudanças impostas pelo ambiente em que atuam. E é aí que entram os projetos...

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Dizer que não existem projetos ruins, mas sim gerentes incompetentes pode ser uma boa frase de efeito – às vezes motivacional, outras vezes detratora – mas a verdade é que um dos maiores desafios do Gerente de Projetos é gerenciar projetos que tem pouca chance de dar certo. Prazos impossíveis, falta de recursos, orçamento insuficiente, escopo instável, cliente inseguro, patrocinador distante, stakeholders resistentes, equipe desmotivada, fornecedores inadimplentes e ambiente hostil são apenas alguns dos fatores que contribuem para tal situação...

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Um dos fatores que mais contribuem para o sucesso ou o fracasso de um projeto é o relacionamento da equipe do projeto com as interfaces que representam o cliente, os financiadores, os fornecedores e a própria organização que patrocina o projeto. É um equívoco comum reduzir a organização cliente ao indivíduo que a representa no projeto, a organização patrocinadora ao indivíduo patrocinador do projeto, cada empresa fornecedora aos seus prepostos e assim por diante...

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Há alguns anos, meu filho mais novo, no início de sua adolescência, me pediu que lhe comprasse uma guitarra. Eu lhe perguntei como era a guitarra que ele pretendia ter, ao que ele me respondeu que queria “uma guitarra vermelha para tocar rock”. Eu não entendia nada de guitarras, mas percebi que aquela especificação era muito vaga e que correria o risco de lhe comprar algo que não serviria aos seus anseios e necessidades...

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Reuniões tomam grande parte do tempo do Gerente de Projeto e de sua equipe. Se mal planejadas ou conduzidas de forma improvisada tendem a ser inconsequentes, acarretando uma enorme perda de tempo para todos. Gerentes de Projeto experientes priorizam ao máximo as interações diretas com um único interlocutor e, quando as reuniões são necessárias, utilizam técnicas específicas para fazer com que elas produzam efetivamente resultados...

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Os frequentes debates com meus alunos e clientes me possibilitaram identificar certa confusão no entendimento do que é Project Charter e do que é Plano do Projeto. Para caracterizar melhor a distinção entre ambos, exploro, a seguir, alguns pontos básicos, começando pela definição de cada documento. Project Charter – é o documento que contém as informações preliminares, que formaliza o projeto dentro da organização, que autoriza seu início e a consequente alocação de recursos ao projeto...

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