Comunicação é um dos aspectos mais importantes no gerenciamento de projetos. A boa comunicação, muitas vezes, passa despercebida, mas a falta de comunicação adequada é prontamente notada, criticada e nociva e já levou muitos projetos ao fracasso.

A comunicação provê a ligação entre os fatos, as decisões e as pessoas envolvidas nas ações, consumindo grande parte do tempo do Gerente do Projeto, entre conversas face a face, telefonemas, e-mails, reuniões, relatórios e apresentações, para a equipe de gerenciamento, equipe do projeto, patrocinador do projeto, cliente do projeto, fornecedores, financiadores e demais envolvidos.

Para que a comunicação seja efetiva, é necessário que se faça previamente a análise dos envolvidos, identificando a necessidade de informação de cada um, quais informações cada um gera e como cada um pode contribuir para o fluxo de informações do projeto.

É interessante observar que os canais de comunicação se multiplicam, na medida em que entram novos envolvidos na comunicação, acarretando um esforço muito maior para coordenar o fluxo de informações do projeto, como mostra a figura a seguir:

Cabe ao Gerente do Projeto estabelecer os processos necessários para a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações do projeto, de maneira adequada e no tempo correto, para garantir o fluxo de informações necessárias ao desenvolvimento do projeto.

De modo geral, a finalidade da comunicação é produzir um resultado, podendo ir deste a negociação de uma mudança de escopo com o cliente do projeto, passando pela obtenção de mais recursos com o patrocinador do projeto, até conseguir maior engajamento de um colaborador da equipe do projeto. Para que isso aconteça, é importante que se esteja atento a:

Atributos da Informação: são associados à qualidade da informação e caracterizam a informação como confiável. Veracidade, precisão, objetividade, suficiência e a fonte da informação são os principais destes atributos. No que se refere a precisão, por exemplo, se observa, muitas vezes, o uso de informações do tipo “atividade concluída” ao invés da data de conclusão ou, que a reunião será “à tarde”, ao invés do horário ou ainda, que determinado trabalho está programado “para os próximos dias” ao invés da data de início e de término.

Atributos da Comunicação: são associados à transmissão e recepção da informação e caracterizam estes processos. Objetivo, envolvidos, dimensão, forma, meio, prontidão e freqüência da comunicação são os principais destes atributos. No que se refere ao meio, por exemplo, é importante definir o instrumento mais adequado para atingir o objetivo de cada comunicação, levando em conta os envolvidos específicos, a prontidão necessária e o contexto em que ocorre a comunicação. Dentre os meios mais utilizados em projetos, destacam-se telefonemas, e-mails, reuniões, relatórios, apresentações, quadros de aviso, placas, além de conversas face a face.

Fatores de Contexto: são associados à chance de se estabelecer uma conexão emocional através da comunicação e assim potencializar os resultados desejados. Caracterizam as condições de contorno da comunicação. Cultura predominante dentre os envolvidos, envoltória, infraestrutura disponível, local e momento da comunicação são os principais destes atributos. No que se refere a cultura predominante, por exemplo, a comunicação no Brasil costuma ser permeada de rodeios e atenuantes. Neste sentido, a comunicação direta e franca, que é praticada e valorizada em outros países, pode ferir e “magoar” um interlocutor brasileiro em algumas situações.

A tecnologia é uma grande aliada no gerenciamento da comunicação, na medida em que facilita a geração, captura, tratamento, formatação, distribuição, utilização e armazenamento das informações. Por outro lado, a tecnologia – ou o uso dela – tende a reduzir os contatos presenciais e pode levar, equivocadamente, a subestimar o valor das interações humanas.

Para que o projeto atinja seus objetivos, o Gerente do Projeto deve cuidar para que a comunicação seja verdadeira, concisa, precisa e atraente. Sim, atraente também, pois salvo raras exceções, a comunicação deve atrair a atenção do destinatário, para que consiga atingir seu objetivo. Afinal, se o título deste post fosse “a importância da comunicação em projetos” , provavelmente você, caro leitor, não o teria lido até aqui.