Encerrar bem um projeto é essencial para que novos projetos possam ser realizados com o mesmo cliente. Mas o término do projeto pode ser um período bastante conturbado, com a equipe sendo desmobilizada, pendências sendo apontadas, cliente retardando o aceite e o gerente do projeto com muita pressão e poucos recursos para cumprir as últimas atividades. Por isso mesmo, é frequente ouvir que os projetos não são encerrados e sim abandonados.

Embora muitas vezes atropelado, o encerramento é um processo extremamente importante para a satisfação do cliente, a realização profissional da equipe do projeto e o reconhecimento dos resultados pelo patrocinador e cujo principal protagonista é o gerente do projeto.

A seguir destaco alguns dos principais pontos que devem ser considerados para o adequado encerramento do projeto:

Produto do Projeto. Antes da entrega oficial ao cliente, certificar que o resultado final do projeto esteja completo, em conformidade com as especificações e requisitos, contemplando as eventuais modificações aprovadas e em condições de atender plenamente a necessidade que deu origem ao projeto.

Aceite do Cliente. Oficializar a entrega do produto do projeto ao cliente, com as características e funcionalidades especificadas, o que pode ser dificultado se as especificações e requisitos não tiverem sido claramente expressos no início e validados ao longo do projeto. Em alguns tipos de projeto pode haver um aceite provisório com um período para o cliente validar o produto e emitir o aceite definitivo.

Contratos e Garantias. Encerrar oficialmente os contratos com os fornecedores do projeto suspendendo eventuais seguros e garantias comerciais e formalizando o prazo de garantia dos produtos e serviços deles contratados.

Desempenho e Recomendações. A avaliação de desempenho de fornecedores e dos profissionais da equipe do projeto deve ser realizada ao longo do projeto, mas é geralmente no encerramento que são feitas as recomendações para novas contratações dos fornecedores e para a valorização, reconhecimento e promoção de quem merece na equipe do projeto.

Informações do Projeto. Organizar todos os registros e informações a serem mantidas no arquivo do projeto, para qualquer necessidade futura em relação ao projeto, para servir de referência em outros projetos ou para as evidências de auditoria e governança.

Equipe do Projeto. Cuidar da realocação dos profissionais da equipe do projeto quando não forem mais necessários aos trabalhos no projeto, deve merecer a atenção contínua do gerente do projeto, especialmente na conclusão do projeto, quando todos são desmobilizados.

Lições Aprendidas. Promover uma sessão final de lições aprendidas com a equipe do projeto antes de sua desmobilização, discutindo o que foi feito acertadamente e o que poderia ter sido feito melhor, desvios, ações corretivas, ações preventivas e seus resultados.

Relatório de Encerramento. Elaborar um resumo final do gerenciamento do projeto, registrando as principais diferenças entre previsto x realizado e apontando parâmetros e rendimentos que possam ser utilizados como referência no planejamento de outros projetos

Melhorias nos Processos. Identificar, registrar e endereçar eventuais oportunidades de melhoria nos processos, nas técnicas e ferramentas utilizadas e nas interfaces internas e externas da organização, contribuindo para que os próximos projetos possam ser bem sucedidos.

Reconhecimento do Patrocinador. Oficializar a conclusão do projeto internamente na organização, com o reconhecimento do patrocinador – principal integrador do projeto com o negócio da organização – que o projeto foi concluído, que o cliente aceitou o produto do projeto e que os objetivos da organização foram atingidos através da realização do projeto.

A ordem destas iniciativas pode variar de projeto para projeto, dependendo de sua tipologia, das organizações envolvidas, da sua localização e do ambiente em que é realizado.

Concluído o projeto, é hora de confraternizar a equipe e comemorar todos os desafios vencidos juntos, com a colaboração de cada um. Embora muito raramente a equipe do próximo projeto seja exatamente a mesma, no mundo dos projetos os laços permanecem.

Cabe destacar ainda, que embora o encerramento seja mais associado à conclusão do projeto, cada uma das fases do projeto deve ser adequadamente encerrada quando seus objetivos forem atingidos e os produtos intermediários nela produzidos forem prontificados. Além disso, o projeto pode, excepcionalmente, ser encerrado ao longo do seu desenvolvimento, quando a necessidade que gerou o projeto deixa de existir ou quando os desvios em relação ao planejado são de tal ordem, que se tornam irrecuperáveis, inviabilizando sua continuidade.

Estes e outros temas são tratados nos programas de treinamento e serviços de consultoria da Nexor Consultoria.